Digitale Zusammenarbeit – Digital Workplace/Collaboration, Robotic Process Automation

 17.03.2020 - Norbert Schenk

 

Digital Workplace/Collaboration

 

Der Begriff "Digital Workplace" („Digitaler Arbeitsplatz“) bzw. „Digital Collaboration“ („Digitale Zusammenarbeit“), bezeichnet bzw. beschreibt die „Art und Weise“, wie man sich die Informationsverarbeitung an einem zentralen (digitalen) Zugangspunkt bzw. einer Plattform im bzw. zum Unternehmen vorstellt. Über den „Digital Workplace“ werden Informationen verteilt, Prozesse abgebildet und die Zusammenarbeit organisiert („Digital Collaboration“). In diesem Zusammenhang werden auch Begriffe wie "Collaboration-Platform", "Collaboration-Hub" genannt.

 

Mitarbeitende können über unterschiedliche Möglichkeiten, wie bspw. dem PC im Büro, einem Notebook, Smartphone oder Tablet auf den Digital Workplace zugreifen. Dabei kann der Zugriff auch von außerhalb des Unternehmens erfolgen. Jedem Mitarbeitenden sollen personalisiert und effizient, die richtigen Informationen in der richtigen Aufbereitung (bspw. Visualisierung) zur Verfügung gestellt werden, die er für seine Arbeit benötigt. Dieser Ansatz eröffnet natürlich ein großes Potenzial hinsichtlich der Optimierung der Wertschöpfungskette.

 

Für die IT-technische Realisierung der benötigten Funktionalitäten eines Digital Workplace kommen verschiedene Technologien und digitale Anwendungen zum Einsatz. Je nach Ansatz können mehr oder weniger Funktionalitäten integriert sein. In der Regel lässt sich ein Digital Workplace modular aufbauen bzw. erweitern.

 

Auf dem Markt stehen verschiedene IT-Systeme bzw.-Komponenten zur Verfügung mit denen man die Philosophie eines Digital Workplace realisieren kann. Dabei stößt man auf unterschiedliche Begrifflichkeiten und Ausbaustufen. Das Angebot reicht von Systemen, die sich auf einzelne Teilfunktionalitäten konzentriert haben, bis hin zu Anbietern die alle Funktionalität anbieten. In der Regel können die unterschiedlichen Systeme über offene Schnittstellen etwaige IT-Drittsystem (Fremdsysteme) anbinden und können so Daten mit Fremdsystem austauschen. Hierbei können die Daten sowohl aus den Fremdsystem ausgelesen werden, als auch wieder in diese zurückgeschrieben werden.

 

Systeme, welche die (bzw. einzelne) Funktionalitäten eines Digital Workplace abbilden können, finden sich unter anderem unter den Begriffs-Kategorien „Digital Workplace“, „Digital Collaboration“, „Collaboration-Hub“, „Collaboration-Platform“, „Enterprise Content Management System (ECMS)“, „Content Management System (CMS)“, „Dokumenten Management System (DMS)“ und „Business Process Management System (BPMS)“.

 

Robotic Process Automation (RPA)

 

Im Zusammenhang mit der Abbildung von Prozessen und deren (teilweise oder voll automatisiertem) Ablauf werden Begriffe wie „Robotic Process Automation (RPA)“ bzw. „Rule Engine“, “Low-Code-Development-Platform“, “Low-Code-Development“ und „Low-Code-Programmierung“ genannt.

 

Über RPA (bzw. eine „Rule Engine“) können Prozessabläufe automatisiert werden. Hierzu wurden spezielle Benutzeroberflächen entwickelt, die ein einfaches Programmieren der entsprechenden Prozessabläufe ermöglicht. Die Programmierung erfolgt über eine graphische Benutzeroberfläche die einfach und intuitiv bedienbar sein soll. Die Prozesse können dabei mit Hilfe von verschieden graphische Standard-Symbolen, welche die unterschiedlichen Aktionen darstellen, und bspw. über „Drag & Drop“, „Point & Click“ einfach modelliert werden. Hierbei werden auch häufig Vorlagen zur Verfügung gestellt, auf denen man entsprechende Prozessabläufe aufbauen kann. Die programmierten Prozessabläufe lassen sich abspeichern und als Grundlage für weiter Prozessabläufe modifizieren. Einzelne (bereits programmierte) Prozessabläufe können auch miteinander kombiniert werden, so dass sich die Möglichkeit ergibt, umfangreiche und komplexe Prozessabläufe zu modellieren.

 

Da diese Programmiertechnik auf der Verwendung von einfachen graphischen „Codierelementen“ und einer „intuitiven und einfachen Bedienung“ basiert, ist das Erlernen einer komplizierten Programmiersprache nicht erforderlich. Systeme die diese Programmiertechnik zur Verfügung stellen werden als „Low-Code-Development-Plattformen“ bezeichnet. Die Programmiertechnik an sich als „Low-Code-Development“ bzw. „Low-Code-Programmierung“. „Low-Code“ wird hierbei als Synonym für einen „einfachen Programmiercode“ verstanden, den jeder IT-affiner Nutzer (bspw. aus einer Fachabteilung) schnell erlernen und anwenden kann. Von dieser neuen Technik verspricht man sich für die Zukunft ein hohes Optimierungspotenzial hinsichtlich der Entlastung der IT-Abteilungen bzw. dem aktiven Einbinden von Fachabteilungen für die agile Entwicklung von Prozessabläufen bzw. -optierungen in den Fachabteilungen bzw. über die einzelnen Fachbereiche hinweg. Die Einbindung der IT-Abteilung ist nicht mehr (zwangsweise) notwendig. Prozessänderungen bzw. -anpassungen können eigenverantwortlich und in eigener Regie der Fachabteilungen durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine schnellere Einführung von Prozessoptimierungen bzw. deren Anpassung.

 

Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne unverbindlich kontaktieren. Auch weitere Anregungen bzw. Erfahrungsaustausche zu den Themen sind gerne willkommen.

 

 Der Titel des nächsten Beitrags lautet:

 

„Digitale Zusammenarbeit – Enterprise Content Management System, Dokumenten Management System“