VCM – Projektarbeit und Umsetzungsmanagement

19.11.2019 - Norbert Schenk

 

Für die Analyse der jeweiligen Prozesse und deren Bewertung, sowie der Erarbeitung von Optimierungsmaßnahmen und deren Bewertung hinsichtlich des „Aufwands und Nutzens“, müssen entsprechende Projekt-Teams zusammengestellt werden. Die Mitglieder sollten hierbei jeweils aus den Fachbereichen kommen, die einen wesentlichen Anteil am (bereichs-übergreifenden) Gesamtprozess haben. Je nach Prozess können, bzw. werden dies jeweils unterschiedliche Teams sein.

Das „Value Chain Management“ hat die Aufgabe, die entsprechenden Projekt-Teams zusammenzustellen. Hierbei sollte sichergestellt werden, dass die Projektarbeit der Teammitglieder mit dem Tagesgeschäft in Einklang gebracht werden können. Die methodische Vorgehensweise im Rahmen der Projektarbeit sollte prinzipiell bei allen Teams gleich, und über standardisierte Werkzeuge (bspw. „moderne IT-Anwendungen“) vorgegeben sein. Auch hier hat das „Value Chain Management“ die Verantwortung dafür, dass die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung gestellt und beherrscht werden (können).

 

Ein wichtiger Aspekt bei der Zusammensetzung eines Projekt-Teams ist die Auswahl des jeweiligen Projektleiters, denn häufig hängt der Erfolg eines Projekts von diesem ab. Er sollte in der Lage sein, die potenziell unterschiedliche Mischung an „Charakteren“ im Team zu berücksichtigen. In diesem Zusammenhang stellen sich bspw. Fragen hinsichtlich der IT-Affinität der Team-Mitglieder, deren Aufgeschlossenheit zu neuen IT-Anwendungen und neuen Ideen bzw. Konzepten, sowie deren bereichsübergreifendem Denken (Stichwort „Silodenken“) und Prozessorientierter Sichtweise. Man muss sich hierbei darüber im Klaren sein, dass nicht alle Mitglieder die gleichen Voraussetzungen mitbringen (werden). Insofern ist darauf zu achten, dass man die Mitglieder nicht „überfordert“. Dies gilt auch für den „Rest der Organisation“, wenn man bspw. über die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen entscheidet. Maßnahmen sollten “vernünftig dosiert“, und im Rahmen des „Technisch Machbaren“ umgesetzt werden können. Mehrere kleine Schritte (zügig und effizient umgesetzt) bringen da tendenziell häufig eher einen Erfolg, als der eine große Schritt (zu lange geplant und ggf. zu komplex in der Umsetzung).

 

All dies zu beurteilen und entsprechend umzusetzen, ist die „Kunst“ eines guten „Value Chain Management“. Idealerweise hat es dafür ein gut entwickeltes „Gefühl und Gespür“, um hier für eine „optimale Balance“ zu sorgen. In diesem Zusammenhang spielen die „persönliche Eigenschaften“ (wie etwa soziale Kompetenz, Empathie, Kompromissfähigkeit, Vorbildfunktion, Katalysatorfunktion, konsequentes Handeln, authentisches Auftreten) der verantwortlichen Personen in den jeweiligen Positionen sicherlich eine wichtige Rolle.

 

Da es sich beim „Management der Wertschöpfungskette“ um eine Aufgabe handelt, bei der in einem hohen Maße Projektarbeit eingesetzt wird, um die verschiedenen Optimierungsmaßnahmen zu analysieren und umzusetzen, ist es wichtig, dass ein effizientes „Umsetzungsmanagement“ für die Projektarbeit zum Einsatz kommt. Der beste organisatorische Ansatz hilft nichts, wenn die Projekte nicht effizient umgesetzt werden können. Deswegen sollte im Rahmen der Projektarbeit darauf geachtet werden, dass man ein möglichst hohes Maß an „Umsetzungsmomentum“ erreicht. Um das zu erreichen, sollte man sich im Vorfeld überlegen, welche Punkte für ein effizientes Umsetzungsmanagement zu berücksichtigen sind. Grundsätzlich sollten man sich hierbei zum einen Gedanken über das Umsetzungskonzept an sich machen, und zum anderen über Maßnahmen, die ein effizientes Umsetzen der Projekte sicherstellt. Hierzu zählen bspw. die Aufstellung von „Regeln“ zur Abarbeitung von Projekten. Im Folgenden werden diese beiden Punkte kurz erläutert.

 

Punkt 1: Umsetzungskonzept festlegen

 

Das eigentliche Konzept zur Umsetzung ist durch den Ansatz des „Value Chain Management“ an sich bereits vorgegeben. D.h., dass konzeptionell betrachtet, das „Ziel“ der „ganzheitlichen Optimierung der Wertschöpfungskette“, durch eine möglichst effiziente Bearbeitung der verschiedenen Optimierungsprojekte schrittweise erreicht werden soll. Hierbei sollen die aus diesen Projekten definierten Zwischenziele (auf dem Weg zur ganzheitlichen Optimierung der Wertschöpfungskette) schnell und effizient umgesetzt werden.

 

Das Konzept berücksichtigt hierbei, dass teilweise parallel verlaufenden Projekte thematisch miteinander vernetzt sein können. Das erfordert von allen Beteiligten ein hohes Maß an „vernetztem Denken und Arbeiten“. Die im Ansatz des „Value Chain Management“ festgelegte Basis einer „Prozessorientierten Sichtweise“, sollte dabei sicherstellen, dass vernetztes Denken und Arbeiten möglichst „routiniert“ in der Organisation verankert werden können.

 

Punkt 2: Regeln für die Umsetzungseffizienz festlegen

 

Es sollten klare Regeln für die Projektarbeit definiert werden. Solche Regeln sollen dafür sorgen, dass die Projekte effizient abgearbeitet werden können. Hierzu gehören klare Regeln hinsichtlich der „Umsetzungseffizienz“, die für alle Projekte und von allen beteiligten Personen einzuhalten sind. Zur Einhaltung dieser Regeln sollte eine entsprechende „Konsequenz-Kultur“ etabliert werden, die dafür sorgt, dass die Regeln nicht verwässert werden und ihre Bedeutung verlieren. D.h. auf Regelverstöße sollten konsequent reagiert werden.

 

Umsetzungseffizienz beinhaltet auch, dass als Basis für die Projektbearbeitung grundsätzlich ein „agiles Vorgehen“ zu Grunde gelegt wird („agiles Projektmanagement“). Hierbei spielen Themen wie bspw. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Schnelligkeit, schlanke Projektorganisation, iterative und inkrementelle Vorgehensweisen sowie Selbstorganisation eine wichtige Rolle, und sollten entsprechend berücksichtigt werden. Über die Gestaltung von Regeln hinsichtlich der Umsetzungseffizienz, können hierzu grundsätzliche Vorgaben bzw. Rahmenbedingungen definiert werden, die für eine „agiles Projektmanagement“ sorgen.

 

Als Anregung für die Erstellung von entsprechenden Regeln, werden nachfolgend einige Beispiele aufgeführt:

• Berücksichtigung eines realistisches Termin- und Ressourcenmanagement hinsichtlich der Projektarbeit und -planung – realistische Einschätzung unter Berücksichtigung des Tagesgeschäftes der beteiligten Team-Mitglieder
• Vertrauensvolle und verlässliche Zusammenarbeit („konsequente Verlässlichkeit und Verbindlichkeit“) – alle Team-Mitglieder müssen sich darauf verlassen können, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben zum vereinbarten Termin erledigen
• Ergebnisorientiertes Arbeiten – „Output- statt Inputorientiert“, kein bloßes Definieren von To-Do-Listen und deren vermeintlicher Abarbeitung
• Zügiges hinarbeiten auf, bzw. konsequentes Abarbeiten der (Zwischen-)Ziele
• Berücksichtigung einer „gesunden Fehlerkultur“ – Fehler werden grundsätzlich zugelassen („Angst“ vor Fehlern nehmen, innovative Ideen mit noch ungewissem „Fehlerpotenzial“ fördern), Fehler werden zeitnah offengelegt und besprochen um daraus zu lernen
• Komplexität wo nötig und sinnvoll reduzieren – das Projekt (wo nötig) in „kleinen bzw. kleineren“ Schritten/Paketen planen (Arbeitspakete entsprechend „runterbrechen“) – schrittweise voranschreiten, nicht versuchen (bzw. sich dazu „zwingen“) für eine komplexe Problemstellung gleich einem kompletten (und ebenfalls komplexen) Lösungsansatz auf einmal zu erarbeiten (nicht versuchen alles detailliert durchzuplanen) – in Zwischenschritten denken und diese zügig umsetzen
• Konsequentes Handeln - Entscheidungen werden zeitnah getroffen und umgesetzt (kein „ständiges“ Aufschieben zulassen, Projekt-Team ist „maßgeblich“ entscheidungsbefugt und ergebnisverantwortlich – wer, wenn nicht das „tief im Thema“ steckende Projekt-Team soll Entscheidungen treffen bzw. maßgeblich vorbereiten?
• Vernetztes Denken und Arbeiten – Konzepte und Lösungsvorschlägen aus verschiedenen Projekten (wo sinnvoll) miteinander verbinden, damit diese ineinandergreifen können um ein ganzheitliches Optimum zu erreichen.
• Reflexives Arbeiten – immer wieder ein reflexives Betrachten der Projektarbeit durchführen (war das was und wie es getan wurde hilfreich bzw. zielführend? Kann man es besser machen?), konstruktive Änderungsvorschläge zulassen und falls sinnvoll im Rahmen der Projektarbeit bzw. „Projektbearbeitungs-Standards“ umsetzen und anpassen
• Ergebnisorientiertes Ausarbeiten von Lösungsvorschlägen der beteiligten Team-Mitglieder im Vorfeld zu Projekt-Meetings – das bedeutet auch „individuelle Suche“ nach“ eigenen Ideen“ ohne Beteiligung von Gruppendiskussionen zulassen bzw. „fordern“ – den „individuellen“ Denkprozess der Team-Mitglieder fördern
• Anspruch einer „aktive“ Teilnahmen der Team-Mitglieder an Projekt-Meetings – konstruktive Mitarbeit und Teilnahme an Diskussionen („Ergebnisverantwortung“ betrifft das gesamte Projekt-Team)
• Projekt-Meetings gut vorbereiten – jeder der Team-Mitglieder bringt seine Lösungsvorschläge „präsentationsreif“ mit und hat sich thematisch entsprechend vorbereitet, die Agenda steht fest und ist allen Team-Mitgliedern bekannt
• Projekt-Meetings effizient durchführen – Dauer kurzhalten, Vorschläge werden im Meeting kurz und prägnant vorgestellt (auf das Wesentliche reduzieren) und bewertet, keine „ausschweifenden Grundsatzdiskussionen“ zulassen, einfache aber gut strukturierte Dokumentation mit der Darstellung von Zielerreichungsraden und Vergabe von klaren Prioritäten und Zuständigkeiten
• Echte Prioritäten für die Zwischenziele vereinbaren und entsprechend Abarbeiten (Vorsicht: wenn alles „hohe“ Priorität hat, ist nichts mehr wichtig)
• Objektive Betrachtung der Ergebnisse – sich nichts schönreden

Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne unverbindlich kontaktieren. Auch weitere Anregungen bzw. Erfahrungsaustausche zu den Themen sind gerne willkommen.

 

 Der Titel des nächsten Beitrags lautet:

 

„VCM – Treiber von Innovationen, Innovationsmanagement“