VCM – Projektarbeit und Umsetzungsmanagement
19.11.2019 - Norbert Schenk
Für die Analyse der jeweiligen Prozesse und deren Bewertung, sowie der Erarbeitung von Optimierungsmaßnahmen und deren Bewertung hinsichtlich des „Aufwands und Nutzens“, müssen entsprechende Projekt-Teams zusammengestellt werden. Die Mitglieder sollten hierbei jeweils aus den Fachbereichen kommen, die einen wesentlichen Anteil am (bereichs-übergreifenden) Gesamtprozess haben. Je nach Prozess können, bzw. werden dies jeweils unterschiedliche Teams sein.
Das „Value Chain Management“ hat die Aufgabe, die entsprechenden Projekt-Teams zusammenzustellen. Hierbei sollte sichergestellt werden, dass die Projektarbeit der Teammitglieder mit dem Tagesgeschäft in Einklang gebracht werden können. Die methodische Vorgehensweise im Rahmen der Projektarbeit sollte prinzipiell bei allen Teams gleich, und über standardisierte Werkzeuge (bspw. „moderne IT-Anwendungen“) vorgegeben sein. Auch hier hat das „Value Chain Management“ die Verantwortung dafür, dass die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung gestellt und beherrscht werden (können).
Ein wichtiger Aspekt bei der Zusammensetzung eines Projekt-Teams ist die Auswahl des jeweiligen Projektleiters, denn häufig hängt der Erfolg eines Projekts von diesem ab. Er sollte in der Lage sein, die potenziell unterschiedliche Mischung an „Charakteren“ im Team zu berücksichtigen. In diesem Zusammenhang stellen sich bspw. Fragen hinsichtlich der IT-Affinität der Team-Mitglieder, deren Aufgeschlossenheit zu neuen IT-Anwendungen und neuen Ideen bzw. Konzepten, sowie deren bereichsübergreifendem Denken (Stichwort „Silodenken“) und Prozessorientierter Sichtweise. Man muss sich hierbei darüber im Klaren sein, dass nicht alle Mitglieder die gleichen Voraussetzungen mitbringen (werden). Insofern ist darauf zu achten, dass man die Mitglieder nicht „überfordert“. Dies gilt auch für den „Rest der Organisation“, wenn man bspw. über die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen entscheidet. Maßnahmen sollten “vernünftig dosiert“, und im Rahmen des „Technisch Machbaren“ umgesetzt werden können. Mehrere kleine Schritte (zügig und effizient umgesetzt) bringen da tendenziell häufig eher einen Erfolg, als der eine große Schritt (zu lange geplant und ggf. zu komplex in der Umsetzung).
All dies zu beurteilen und entsprechend umzusetzen, ist die „Kunst“ eines guten „Value Chain Management“. Idealerweise hat es dafür ein gut entwickeltes „Gefühl und Gespür“, um hier für eine „optimale Balance“ zu sorgen. In diesem Zusammenhang spielen die „persönliche Eigenschaften“ (wie etwa soziale Kompetenz, Empathie, Kompromissfähigkeit, Vorbildfunktion, Katalysatorfunktion, konsequentes Handeln, authentisches Auftreten) der verantwortlichen Personen in den jeweiligen Positionen sicherlich eine wichtige Rolle.
Da es sich beim „Management der Wertschöpfungskette“ um eine Aufgabe handelt, bei der in einem hohen Maße Projektarbeit eingesetzt wird, um die verschiedenen Optimierungsmaßnahmen zu analysieren und umzusetzen, ist es wichtig, dass ein effizientes „Umsetzungsmanagement“ für die Projektarbeit zum Einsatz kommt. Der beste organisatorische Ansatz hilft nichts, wenn die Projekte nicht effizient umgesetzt werden können. Deswegen sollte im Rahmen der Projektarbeit darauf geachtet werden, dass man ein möglichst hohes Maß an „Umsetzungsmomentum“ erreicht. Um das zu erreichen, sollte man sich im Vorfeld überlegen, welche Punkte für ein effizientes Umsetzungsmanagement zu berücksichtigen sind. Grundsätzlich sollten man sich hierbei zum einen Gedanken über das Umsetzungskonzept an sich machen, und zum anderen über Maßnahmen, die ein effizientes Umsetzen der Projekte sicherstellt. Hierzu zählen bspw. die Aufstellung von „Regeln“ zur Abarbeitung von Projekten. Im Folgenden werden diese beiden Punkte kurz erläutert.
Punkt 1: Umsetzungskonzept festlegen
Das eigentliche Konzept zur Umsetzung ist durch den Ansatz des „Value Chain Management“ an sich bereits vorgegeben. D.h., dass konzeptionell betrachtet, das „Ziel“ der „ganzheitlichen Optimierung der Wertschöpfungskette“, durch eine möglichst effiziente Bearbeitung der verschiedenen Optimierungsprojekte schrittweise erreicht werden soll. Hierbei sollen die aus diesen Projekten definierten Zwischenziele (auf dem Weg zur ganzheitlichen Optimierung der Wertschöpfungskette) schnell und effizient umgesetzt werden.
Das Konzept berücksichtigt hierbei, dass teilweise parallel verlaufenden Projekte thematisch miteinander vernetzt sein können. Das erfordert von allen Beteiligten ein hohes Maß an „vernetztem Denken und Arbeiten“. Die im Ansatz des „Value Chain Management“ festgelegte Basis einer „Prozessorientierten Sichtweise“, sollte dabei sicherstellen, dass vernetztes Denken und Arbeiten möglichst „routiniert“ in der Organisation verankert werden können.
Punkt 2: Regeln für die Umsetzungseffizienz festlegen
Es sollten klare Regeln für die Projektarbeit definiert werden. Solche Regeln sollen dafür sorgen, dass die Projekte effizient abgearbeitet werden können. Hierzu gehören klare Regeln hinsichtlich der „Umsetzungseffizienz“, die für alle Projekte und von allen beteiligten Personen einzuhalten sind. Zur Einhaltung dieser Regeln sollte eine entsprechende „Konsequenz-Kultur“ etabliert werden, die dafür sorgt, dass die Regeln nicht verwässert werden und ihre Bedeutung verlieren. D.h. auf Regelverstöße sollten konsequent reagiert werden.
Umsetzungseffizienz beinhaltet auch, dass als Basis für die Projektbearbeitung grundsätzlich ein „agiles Vorgehen“ zu Grunde gelegt wird („agiles Projektmanagement“). Hierbei spielen Themen wie bspw. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Schnelligkeit, schlanke Projektorganisation, iterative und inkrementelle Vorgehensweisen sowie Selbstorganisation eine wichtige Rolle, und sollten entsprechend berücksichtigt werden. Über die Gestaltung von Regeln hinsichtlich der Umsetzungseffizienz, können hierzu grundsätzliche Vorgaben bzw. Rahmenbedingungen definiert werden, die für eine „agiles Projektmanagement“ sorgen.
Als Anregung für die Erstellung von entsprechenden Regeln, werden nachfolgend einige Beispiele aufgeführt:
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Der Titel des nächsten Beitrags lautet:
„VCM – Treiber von Innovationen, Innovationsmanagement“