Digitale Zusammenarbeit – Business Intelligence, moderne Datenauswertung

14.04.2020 - Norbert Schenk

Ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Unternehmensführung und -steuerung, ist die Berücksichtigung von Verfahren und Prozessen zur systematischen Analyse (der Leistungsfähigkeit) des eigenen Unternehmens. In diesem Zusammenhang spricht man von Business Intelligence (BI) oder auch Geschäftsanalytik. Ziel von BI ist es, Erkenntnisse aus den im Unternehmen vorhandenen Daten zur Unterstützung von Managemententscheidungen zu gewinnen. Hierfür ist es erforderlich, die im Unternehmen vorhandenen Daten zunächst einmal zu sammeln, um sie in einem weiteren Schritt auswerten zu können. Heutzutage liegen viele Daten bereits in elektronischer Form vor, so dass sie mit entsprechenden IT-Systemen (sog. „BI-Systeme“) verarbeitet werden können.

Mit modernen BI-Systemen bzw. „Corporate Performance Management Systemen (CPM-Systeme)“ können umfangreiche Datenanalysen mit Daten aus den verschiedensten Datenquellen in Echtzeit durchgeführt werden. Hierbei können die Daten aus den verschiedensten Bereichen des Unternehmens (z.B. Finanzen, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Logistik usw.) bzw. unterschiedlichen Datenbanken und IT-Systemen kommen. Ebenso können Daten aus externen Quellen berücksichtigt werden. Im Rahmen der Datenanalyse können die Daten aus den verschiedensten Datenquellen miteinander verknüpft werden. Dadurch ist es möglich, komplexe Daten-Zusammenhänge (Korrelationen, Abhängigkeiten etc.) zu analysieren. Für die Datenanalyse werden die Daten in einer eigenen Datenbank zwischengespeichert. Die Ergebnisse der Datenanalyse können über vielfältige Möglichkeiten dargestellt bzw. visualisiert werden. Auf diese Art und Weise können Unternehmenskennzahlen bzw. Analyse-Ergebnisse sehr anschaulich dargestellt werden. Die Analyse-Ergebnisse werden in der Regel über sogenannte „Dashboards“ („Übersichtsseite“ oder auch „Armaturenbrett“) visualisiert.

Die Erstellung der Analysen bzw. Reports wird durch eine einfach zu bedienende graphische Benutzeroberfläche unterstützt. Hierbei werden umfangreiche Assistenztools für den Aufbau des jeweiligen Datenmodels zur Verfügung gestellt. Bspw. werden „automatisch“ ähnliche Dateninhalte von Datenfelder von Datensätzen aus den verschiedenen Datenquellen (Dateien, Datenbanken) angezeigt (bzw. vorgeschlagen), um über diese eine etwaige logische Verknüpfung der Datenquellen vorzunehmen. Die Datenmodelle können einfach modifiziert und miteinander kombiniert werden. Ebenso stehen umfangreiche Assistenztools für die Darstellung der Analyse-Ergebnisse zur Verfügung, sowie umfangreiche Vorlagen für deren Darstellungsform. D.h. das System unterstützt den Anwender proaktiv im Aufbau der Analyse.

Die erstellten Reports sind „interaktiv“ bedienbar. Damit können bspw. im Rahmen eines Meetings, Detailfragen zu bestimmten Sachverhalten durch einen „Ad-hoc-Abruf“ (in Echtzeit) von weiteren Datendetails innerhalb des Reports geklärt werden. Die Daten können bis zur jeweiligen Datenquelle „nachverfolgt“ werden. Die Zusammenhänge der Daten zueinander sind in den Auswertetools leicht ersichtlich, so dass nachvollzogen werden kann, auf welcher Basis die Auswertungen gemacht wurden. Über „intelligente“ Auswertestrukturen ist es möglich, in verschiedene Datenebenen oder Datenquellen zu verzweigen. Graphische Darstellungen sind dabei schnell geändert oder hinzugefügt. Reports sind benutzerspezifisch einstellbar bzw. speicherbar. Sie können jederzeit angepasst und gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet werden. Die Reports können unternehmensweit einem benutzerspezifischen Interessentenkreis zur Verfügung gestellt werden

Grundsätzlich muss bei den BI-Systemen unterschieden werden, in Systeme die „nur“ die Auswertung von Daten und deren Ergebnisdarstellung unterstützen, und in Systeme, die darüber hinaus Daten wieder zurück in die jeweiligen Datenbanken schreiben können. Je nach BI-System können im Rahmen der Datenanalyse komplett neue Datenbanken erstellt werden und Daten in den zu Grunde liegenden Datenbanken (Datenquellen) verändert werden.

Mit BI-Systemen können verschiedenste Szenarien simuliert werden. Moderne „Was-wäre-wenn“ und „Ursache-Wirkungs-Analysen“ und die Möglichkeit, Szenarien zu kreieren und zu steuern machen es einfach, verschiedene Annahmen zu vergleichen und künftige Entwicklungen zu simulieren. Über den Einsatz von KI-Methoden sind sie in der Lage Vorhersagen (Predictive Analytics) zu treffen. Auf BI-Systeme kann ortsunabhängig zugegriffen werden.

Über BI-Systeme ist es möglich, Daten aus verschiedensten Datenquellen in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und diese in verschiedensten Kombinationen für weitere Verarbeitungen zu nutzen. So können bspw. auch Daten aus ERP-Systemen regelmäßig ausgelesen, und auf der BI-Plattform zur Verfügung gestellt werden. Somit besteht die Möglichkeit, Daten aus ERP-Systemen „indirekt“ zu nutzen, ohne dass es einem direkten Zugriff auf die ERP-Systeme bedarf.

BI-Systeme bieten enorme Potenziale zur Standardisierung und Optimierung des Unternehmensreportings: Reports können schnell generiert werden, „Ursache-Wirkungs-Analysen“ können schnell, interaktiv und in Echtzeit durchgeführt werden, einheitliche Kennzahlen (KPI) können generiert und übersichtlich (über Dashboards) dargestellt werden, Reports greifen auf einheitliche und gemeinsame Datenquellen zu, wobei die auszuwertenden Daten stets aktuell sind.

BI-Systeme liefern einen wertvollen Beitrag um (Soll-Ist-)Abweichungen von Unternehmens-Kennzahlen frühzeitig zu erkennen. Über eine kontinuierliche und strukturierte Überwachung ist es somit möglich, schnell auf negative Veränderung zu reagieren und entsprechende (Gegen-)Maßnahmen zu ergreifen. Mit einem BI-System kann relativ einfach ein „Unternehmens-Cockpit“ für entsprechende Kennzahlen aufgebaut werden, mit dem eine „360-Analyse“ der aktuellen Geschäftstätigkeiten abgebildet werden kann.

Die Systeme bieten eine graphische Benutzeroberfläche, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Somit ist jede IT-affine Person in der Lage, entsprechenden Analysen durchzuführen. Eine Unterstützung durch die IT-Abteilung ist nicht mehr (zwangsweise) notwendig. Somit werden auch Anwender aus Fachabteilungen in die Lage versetzt, selbständig entsprechende Analysen durchzuführen („Self-Service-IT“).

Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne unverbindlich kontaktieren. Auch weitere Anregungen bzw. Erfahrungsaustausche zu den Themen sind gerne willkommen.

Das war der letzte Beitrag zur dieser Blogserie.