Digitale Zusammenarbeit – Business Process Management System

31.03.2020 - Norbert Schenk

Im Rahmen der Prozessgestaltung und Steuerung kommen Business Process Management Systeme (BPMS) bzw. -Komponenten zum Einsatz. Der zu Grunde liegende Ansatz des „Business Process Management (BPM)“ beschäftigt sich grundsätzlich sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Hierbei stehen auf dem Markt unterschiedliche Ausbaustufen von BPMS zur Verfügung. Manche beschäftigen sich nur mit der reinen Dokumentation der Prozesse, andere decken die komplette Palette zur Gestaltung und Steuerung von Prozessen ab.

Eine wichtige Aufgabe von BPMS ist zunächst einmal die Dokumentation der Ist-Prozesse und der Prozesslandschaft des Unternehmens. Hierbei unterstützen die BPMS die visuelle Gestaltung mit entsprechend standardisierten Prozessmodellen auf deren Basis die jeweilige Prozesslandschaft des Unternehmens dargestellt werden kann. In der Regel liefern sie einen hierarchischen Aufbau (Baukasten) von Prozesslandschaften. Damit ist es möglich, über eine stufenweise Vorgehensweise die jeweiligen Geschäftsprozesse von einer groben (höchsten) Stufe bzw. Ebene über weitere Stufen nach und nach zu detaillieren. Hierbei können auf der obersten Stufe zunächst die Unternehmensbereiche an sich definiert werden. Danach können die groben Geschäftsprozesse und die Vernetzung der Prozesse zwischen den Unternehmensbereichen (bzw. Abteilungen) dargestellt werden.

Die Darstellung der Prozesse erfolgt mit sogenannten standardisierten „Notationen“ (Symbolsprachen). Diese enthalten entsprechende Standard-Visualisierungselemente mit denen die Prozesse bildlich dargestellt werden können (Prozessablaufdiagramme). Es gibt unterschiedliche Notationen. Auf Basis der Ist-Analyse können die Prozesse bei Bedarf angepasst und optimiert werden. Entsprechende Veränderungen werden über einen Versionsindex gespeichert und können somit nachvollzogen werden. Je nach System ist eine gemeinsame Bearbeitung von Prozessen über mehrere Benutzer und ortsunabhängig möglich. Somit können Vorschläge und Freigabe von neuen Prozessen einer breiten Basis an beteiligten Personen zugänglich gemacht werden.

Sind die Prozesse entsprechend definiert, können sie je nach System, auch automatisiert werden. Hierbei kommen Techniken des RPA (siehe Blog-Beitrag Nr. 21) zum Einsatz. Auf Basis der Prozessvisualisierung werden die Prozesse in ein Programm übersetzt, welches den Prozessablauf steuert. Hierbei werden an den entsprechenden Knoten bzw. Verzweigungen von Prozessabläufen, auf Basis der vorhandenen Informationen, die Entscheidungen zum weiteren Prozessfluß automatisiert getroffen. Die Informationen können dabei aus unterschiedlichen Quellen kommen. Die Quellen können bspw. Dokumente sein, die bei dem Prozess mitgeführt werden, elektronische Eingabeformulare in denen im Rahmen des Prozessablaufs manuell Informationen eingegeben werden müssen oder auch Drittsysteme aus denen Informationen ausgelesen werden. Im Rahmen des Prozessablaufs können Informationen auch wieder zurück in Drittsysteme geschrieben werden bzw. auf entsprechenden elektronischen Formularen und Dokumenten ausgegeben werden.

Moderne BPMS bieten eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, mit welcher IT-affine Personen relativ einfach entsprechende Prozesse darstellen und modellieren können. Auch die Gestaltung von etwaigen Eingabe-/Ausgabeformulare die im Rahmen des Prozessablaufs benötigt werden, können mit einfachen Mitteln (Vorlagen) durchgeführt werden. Der Einsatz der IT-Abteilung ist somit nicht mehr (zwangsweise) notwendig. Dieser Ansatz folgt dem Gedanken der „Self-Service-IT“. Es versetzt die Fachabteilungen in die Lage, eine schnelle und agile Prozessgestaltung der jeweiligen Prozesse (selbständig) vornehmen zu können. Dieser Ansatz birgt zukünftig ein sehr hohes Potenzial zur (bereichsübergreifenden) Prozessoptimierung und der Optimierung der unternehmensweiten Wertschöpfungskette. Da ein BPMS auch prinzipiell Prozesse mit unternehmensfremden Systemen abbilden kann, können auch externe Partner in die Informationsverarbeitung integriert werden. Somit kann der Grundstein für eine Prozessvernetzung und Prozessoptimierung über die Unternehmensgrenzen hinweg gelegt werden, und damit zur Optimierung der kompletten Wertschöpfungskette (bzw. des Wertschöpfungsnetzwerks).

ECMS bzw. deren Komponenten oder Teilsysteme, wie BPMS, DMS/CMS etc., sind in einfachen Ausbaustufen mittlerweile auch für kleinere Unternehmen erschwinglich. Moderne Systeme sind in der Regel modular aufgebaut und erweiterbar. Somit besteht für einen potenziellen Anwender die Möglichkeit mit einer „Grundausstattung“- bzw. -„Funktionalität“ zu starten und diese dann bei Bedarf zu erweitern. Derartige System haben sicherlich eine zentrale Bedeutung für die Entwicklung im Rahmen der Digitalisierung bzw. digitalen Transformation. Unabhängig von Branche und Größe eines Unternehmens, spielen Prozessabläufe und Datenintegration eine zentrale Rolle. Die Transparenz der Geschäftsprozesse bildet dabei die Basis für jede Prozessoptimierung. Sind diese strukturiert erfasst und dokumentiert, so stellt das ein wichtiges Fundament für die zukünftige Nutzung von Prozess-Optimierungspotenzialen dar.

Abschließend sollen nochmals einige Vorteile derartiger Systeme (wie in den Beiträgen Nr. 22, 23 beschrieben) genannt werden:

• Medienbruchfreie Übermittlung von Informationen über Abteilungs-, Bereichs-, Unternehmensgrenzen hinweg
• Effiziente Zusammenarbeit über die Abteilungsgrenzen hinweg
• Abbau von Informationssilos
• Paralleles Arbeiten an Projekten
• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen
• Sehr effizientes Auffinden von Informationen im gesamten Unternehmen
• Effizientes Abspeichern von Informationen
• Vermeidung von Informationsredundanzen
• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen
• Gesetzeskonforme Einhalten von „Ablagevorschriften“, „Dokumentationspflichten“
• Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen
• Revisionssicherheit
• Einfaches Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und Informationskontexten
• Automatisierung von Prozessabläufen/Workflows
• Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeiten von Prozessen
• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
• Einfache Design-Werkzeuge zur Darstellung und Gestaltung von Prozessen
• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Dokumente/Daten
• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten/Daten
• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Abläufe und Ergebnisse
• Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen
• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Freigabe-/Genehmigungsprozeduren
• Wiedervorlage-, Fristen-, Delegationsfunktionaltitäten

Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne unverbindlich kontaktieren. Auch weitere Anregungen bzw. Erfahrungsaustausche zu den Themen sind gerne willkommen.

 Der Titel des nächsten Beitrags lautet:

„Digitale Zusammenarbeit – Process Mining“