Digitale Zusammenarbeit – Enterprise Content Management System, Dokumenten Management System

24.03.2020 - Norbert Schenk

 

Unter dem Begriff „Enterprise Content Management (ECM)“ werden Strategien, Methoden und Werkzeuge verstanden, die zur Erfassung Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen, dienen. Hierbei sollen strukturierte (bspw. aus ERP-Systemen), sowie schwach strukturierte und unstrukturierte Daten (bspw. aus Formularen, PDF-Dateien) zusammengeführt werden.

 

Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatz aus, dass alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung bereitgestellt werden. Das Ziel dabei ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden, den Zugriff auf Informationen zu vereinheitlichen, beliebige Informationen bereitzustellen (unabhängig von Quelle und Nutzung) und diese („als Dienst“) allen Anwendungen (IT-Systemen) zur Verfügung zu stellen.

 

IT-Systeme, die entsprechende Funktionalitäten bieten, werden als „Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS)“ bezeichnet. In bzw. mit einem ECMS werden unterschiedlichste IT-Anwendungen (Funktionalitäten) und -Techniken kombiniert, die teilweise auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind. Hierbei werden die Funktionalitäten grob in die Themenbereichen Datenerfassung, Datenverwaltung, Datenspeicherung und Datenausgabe aufgeteilt.

 

Im Zusammenhang mit dem Ansatz des Digital Workplace stellt ein ECMS eine IT-Architektur dar, welches die entsprechenden Anforderungen bzw. Funktionalitäten grundsätzlich abbilden kann. Je nach Hersteller bzw. System können hierbei die einzelnen Funktionalitäten mehr oder weniger stark ausgeprägt sein. Einige Hersteller haben sich auch nur auf einzelnen Funktionalitäten spezialisiert, bieten jedoch in der Regel offene Schnittstellen an, um im Sinne des ECM als Teil einer ECM-Plattform die jeweilige Funktionalität beisteuern zu können.

 

Im Zusammenhang mit der Begriffskategorisierung teilen sich die Systeme bzw. Komponenten, die nur einzelne Funktionalitäten bzw. Schwerpunkte abdecken, in die Unterkategorien wie bspw. Dokumenten Management System (DMS) und Business Process Management System (BPMS) auf.

 

Dokumenten Management System

 

Dokumenten Management Systeme (DMS) bzw. Content Management Systeme (CMS) werden zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente und Inhalte eingesetzt. Dabei wird der Inhalt jedes Dokuments über einen speziellen Datensatz beschrieben, in welchem verschiedene Informationsfelder zur Verfügung stehen, um Stichworte zur Beschreibung des Themenfeldes eintragen zu können. Diese sogenannten „Metadaten“ werden für die Archivierung und das Wiederauffinden des Dokuments genutzt („Verschlagwortung“). Die Speicherung eines Dokuments erfordert somit nicht mehr die Vergabe eines Speichernamens für das Dokument. Ebenso ist es nicht mehr notwendig, sich über eine Datei-Verzeichnis-Struktur zur Archivierung der Dokumente Gedanken zu machen. Die Dokumente werden quasi alle in ein „gemeinsames Verzeichnis“ gespeichert. Der Zugriff erfolgt dann über die Angabe eines entsprechenden Suchbegriffs der in den Metadaten hinterlegt ist. Diese Technik macht es möglich, dass man verschiedenste Dokumente unter unterschiedlichen Stichworten zusammenfassen bzw. abrufen kann. Bei der Suche nach Dokumenten kann man mehre Stichworte kombinieren. Somit ist ein sehr effizientes Auffinden von Dokumenten in einem thematischen Kontext möglich.

 

Bei allen Dokumenten wird ein Versionsindex mitgespeichert, der bei einer inhaltlichen Veränderung des Dokuments fortgeschrieben wird. Somit ist eine Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen jederzeit möglich. Ebenso eine Vergleichbarkeit von verschiedenen Versionen. Die Dokumente können von verschiedenen Benutzern (gemeinsam) bearbeitet werden. Das System sorgt dafür, dass alle Änderungen entsprechend über die Versionsverwaltung dokumentiert werden und stellt sicher, dass das Dokument mit seinen sämtlichen Versionsständen in der Datenbank gespeichert wird.

 

Grundsätzlich können auch papierbasierte Dokumente verwaltet werden. Diese werden dann in einem ersten Schritt über entsprechende Dokumenten-Scanner zunächst digitalisiert.

 

Im Rahmen der Kategorisierung der Dokumente können intelligente Texterkennungsverfahren eingesetzt werden. So kann bspw. der Inhalt analysiert und automatisch generierte Vorschläge für die Stichworte zum Eintrag in die Metadaten gemacht werden. Ebenso können Vorgaben gemacht werden, an welchen Stellen des Dokuments das System den Text auslesen soll. Auf diese Art und Weise können bspw. Dokumente die immer ein einheitliches Format haben (z.B. Rechnungen) automatisch mit den entsprechenden Metadaten abgespeichert werden. Dieses Verfahren kann auch auf E-Mails und deren Anhänge angewendet werden. Diese Art der Dokumentenarchivierung kann sehr viel Zeit beim Archivieren und beim Wiederauffinden sparen und hilft Datenredundanzen zu vermeiden.

 

Die aus den Dokumenten ausgelesenen Datenfelder lassen sich im Rahmen der weiteren Verarbeitung der Dokumente auch für die Steuerung von Prozessabläufen weiterverwenden. Sie können weiterhin als Teil von „strukturierten Daten“ in Fremdsystemen (bspw. ERP) weiterverarbeitet bzw. gespeichert werden. Ebenso ist es möglich, auf den Dokumenten entsprechende digitale Bearbeitungsvermerke anzubringen, welche den Stand der Bearbeitung darstellen. Über entsprechend gestaltete Prozesse können Dokumente auch parallel bearbeitet werden. Die Dokumente können aus beliebigen Fremdsystemen kommen. Über diese Technik ist es möglich, sehr effiziente und vollständig papierlose Arbeitsprozesse zu gestalten. Damit kann die Basis für eine effiziente medienbruchfreie Informationsverarbeitung von Dokumenten über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg gelegt werden.

 

Eine entsprechende Berechtigungssteuerung regelt den Zugriff auf die jeweiligen Dokumente. Prinzipiell sind auch Zugriffe von unternehmensfremden Systemen möglich. Auf diese Art können auch externe Partner in die Informationsverarbeitung integriert werden.

 

Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne unverbindlich kontaktieren. Auch weitere Anregungen bzw. Erfahrungsaustausche zu den Themen sind gerne willkommen.

 

 Der Titel des nächsten Beitrags lautet:

 

„Digitale Zusammenarbeit – Business Process Management System“